西安市住房和城乡建设局 西安市发展和改革委员会 关于加强房屋建筑和市政基础设施工程招标投标活动档案管理工作的通知

【字体：大 中 小】打印保存

各区县住建局、发改委，西咸新区住建局、发改委，各开发区住建管理部门、发改部门，各招标人和招标代理机构：

为规范我市房屋建筑和市政基础设施工程（以下简称“工程”）招投标档案管理，统一招标投标过程中档案资料的收集、整理和归档标准，依据《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国档案法》、国家标准《建设工程文件归档规范》（GB/T50328—2019）等有关法律、法规，结合我市实际，现就做好工程招标投标档案管理工作通知如下：

一、本通知所称房屋建筑和市政基础设施工程项目招投标档案（以下简称招投标档案），是指纳入建设行政主管部门监管范围的工程项目在招投标活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图纸、图表、声像、电子文件等各种形式的历史记录。主要包括：工程招标投标活动中的招标、投标、开标、评标、定标和中标的各类资料；处理异议和投诉过程中的各类资料；现场取证和组织质证活动中的各类资料；其他应归档的各类资料。

二、各级招标监管部门、建设单位（招标人）、工程招标代理机构负责本单位招投标档案收集、整理、汇总工作，并对档案资料的完整性和真实性负责。实行电子化招标的工程招标投标活动过程形成的电子资料由市公共资源交易中心负责收集，并推送至交易平台供招标人或其委托代理机构下载。

三、各级招标监管部门、建设单位（招标人）、工程招标代理机构应安排专人负责本单位工程招投标档案管理，档案管理人员应遵守档案管理的有关法律、法规和规章制度。

四、各级招标监管部门的项目经办人应在监管过程中及时收集、整理、保存需要存档的各类资料，将各自收集齐全的归档资料交本单位档案管理人员。经办人发生变化时，应当做好交接工作。

五、各级招标监管部门负责整理的招投标档案应当包括如下内容,并按顺序组卷存档（详见附件招投标监管机构卷内目录式样），存档期为5年。

六、建设单位和工程招标代理机构负责整理的招投标档案应当包括如下内容,并按顺序组卷存档（详见附件建设单位和工程招标代理机构卷内目录式样），存档期为15年。未中标单位的资格预审申请文件、投标文件应当自合同签订之日起，保存六个月后方可处理。

实行电子化招标的工程，组卷存档内容可为电子资料。

七、工程招标代理机构的项目经办人应在招标项目代理过程中及时收集、整理、保存所有需要归档的各种招投标资料，在完成其招标代理工作任务或招标人和中标人签订书面合同后，并在投标有效期内将组卷归档的招投标档案资料一式两份分别移交本单位档案管理人员和建设单位档案管理人员。工程招标代理机构向建设单位移交档案时，应编制移交清单，双方签字、盖章后方可交接。

八、各单位档案管理人员在收到归档的招标投标资料后，应及时登记，并认真做好档案资料的立卷、验收、归档和集中管理工作。归档整理应符合国家标准《建设工程文件归档规范》（GB/T50328-2019）的要求。

九、市公共资源交易中心负责保存工程招投标过程中在工程招投标交易、服务、监管电子化平台所形成的各种文字、数字、图纸、图表、声像等电子资料及相关影像资料，保存期限为15年。

十、归档的招投标文件材料应字迹清楚、图样清晰、图表整洁，需要单位或个人签字盖章的，其签字盖章手续应完备，并应采用碳素墨水、蓝黑墨水等耐久性强的书写材料，不得使用红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等易褪色的书写材料。计算机输出文字和图件应使用激光打印机，不应使用色带式打印机、水性墨打印机和热敏打印机。所有存档的文件材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297㎜×210㎜）。图纸宜采用国家标准图幅。

十一、归档的招投标电子文件应采用下表所列开放式文件格式或通用格式进行存储。专用软件产生的非通用格式的电子文件应转换成通用格式。

归档的招投标电子文件应包含元数据，保证文件的完整性和有效性。元数据应符合现行行业标准《建设电子档案元数据标准》CJJ/T187的规定。

归档的招投标电子文件应采用电子签名等手段，所载内容应真实和可靠。其内容必须与其纸质档案一致。

存储移交电子档案的载体应经过检测，应无病毒、无数据读写故障，并应确保接收方能通过适当设备读出数据。

十二、招投标档案原则上只为招标人（招标代理机构）、投标人以及有关行政执法部门、纪检监察部门、司法机关等提供查询服务。招标人（招标代理机构）只能查阅本单位招标项目档案，投标人只能查阅本单位的投标文件。查阅、摘抄或复印招投标档案资料，必须履行批准、登记手续,并出具单位介绍信或委托书。查阅档案时，必须精心爱护，不得拆卷、抽页、涂改、销毁。

十三、各级招投标监管部门应将招投标档案管理作为“双随机、一公开”检查内容之一，对存在管理制度不健全、管理工作不重视、档案不完整等问题的招标人或招标代理机构，应要求其立即整改，情节严重的作为不良行为计入企业信用档案。

十四、建设行政部门执法检查时，招标人、招标代理机构应主动配合出示档案。

十五、任何单位和个人不得擅自损毁存档备查的招标投标档案。资料达到保存期限需要销毁的，应当按照相关规定处理。销毁招标投标档案必须登记造册。

附件：1.案卷封面式样招投标档案

          2.卷内目录式样（监管机构）

          3.卷内目录式样（建设单位和代理机构）

          4.卷内备考表式样

西安市住房和城乡建设局  西安市发展和改革委员会

2022年3月21日